Fundación Empresas Polar gestiona sus actividades gracias al financiamiento exclusivo de Empresas Polar. Su presupuesto es suministrado íntegramente por los negocios de Empresas Polar, los cuales aportan recursos que corresponden al 2% de su utilidad en operaciones, tal como lo establecen los estatutos de cada una de las empresas patrocinantes, desde hace 39 años.
Esto determina que el flujo de ingresos durante un período económico se movilice de manera directamente proporcional a la manera en que se van moviendo los resultados de los negocios, como producto de sus actividades productivas. Al mismo tiempo, demanda que la operación de la fundación se tenga que adaptar constantemente a esas variaciones debido a que, por mandato, todos los recursos recibidos durante un ejercicio deben ser invertidos dentro del mismo período, siempre de acuerdo a los lineamientos estratégicos y políticas que guían el funcionamiento de los diferentes focos de la fundación.

Cada vez que una planta deja de producir, no puede vender y, si no vende, no genera utilidad. Al no producir utilidad, hay una merma de los recursos que recibe la fundación para el desarrollo de sus programas e iniciativas en educación, salud, fortalecimiento de las comunidades y de la sociedad venezolana.

El presupuesto

La elaboración del presupuesto se rige bajo un esquema macro de distribución, donde los gastos de las gerencias y unidades de apoyo no pueden ser mayores al 20% del presupuesto total y el resto, al menos 80%, dedicado a los programas e iniciativas.

El presupuesto de Fundación Empresas Polar está íntimamente relacionado con el cronograma de elaboración del plan de los negocios. Generalmente, se comienza a trabajar en julio, una vez que los negocios tienen aprobados sus planes, en los cuales está incluido el aporte para la fundación.

Cada gerencia elabora su proyecto de presupuesto tomando en cuenta, en primer lugar, la estrategia establecida para el ejercicio y, en segundo lugar, siguiendo algunas premisas económicas como: porcentaje estimado de crecimiento del presupuesto (que es igual a decir el porcentaje de crecimiento de la utilidad de los negocios), tasa de inflación y tasa de cambio.

La Gerencia de Administración y Servicios Compartidos elabora el presupuesto de gastos de personal (junto con la Dirección de Gestión de Gente de Empresas Polar) y los gastos operativos. Se consolida la información y posteriormente se espera la presentación y aprobación de los planes de los negocios por parte de sus juntas directivas. Cuando estos son aprobados, se contrastan los ingresos contra el proyecto de presupuesto y se hacen los ajustes, de ser necesarios, a fin de equilibrar los egresos y los ingresos que se espera recibir. Siempre buscando que la diferencia ingresos frente a egresos tienda a Bs. 0, garantizando que todos los recursos recibidos sean invertidos durante el mismo ejercicio. Este plan de presupuesto se presenta a finales de octubre para la aprobación de la Junta Directiva de la fundación.

En este período 2015-2016, hubo un cambio en la forma de preparar los planes de los negocios. Había un plan inicial que iba a ser ajustado trimestralmente, debido a la imposibilidad de planear a largo plazo variables como disponibilidad de materia prima para elaborar productos y/o empaques. En el caso de la fundación, se hizo un presupuesto anual en el cual, por primera vez, se reservó un 20% del presupuesto de ingresos, sin asignar, con el objetivo de protegerse de la incertidumbre relacionada con las variables mencionadas anteriormente y de acuerdo al desarrollo del ejercicio se tomaría la decisión sobre dónde invertir esos recursos, si fuera necesario. Este presupuesto anual ha sido revisado y ajustado trimestralmente y ha permitido adaptar la operación para afrontar las situaciones por las que ha atravesado la empresa como, por ejemplo, la suspensión de las plantas de cerveza y malta y de algunas líneas de producción de Alimentos Polar, por falta de materia prima indispensable para la producción.

Para Fundación Empresas Polar, el manejo de las variaciones en los ingresos se ha constituido en una de sus fortalezas. Cuando estas son negativas, por ejemplo, se revisa y ajusta el presupuesto asignado a donaciones, se examina la estrategia y se establece qué actividades pueden reducirse o ser diferidas para otro momento. En caso de que sean positivas, se asignan más recursos a donaciones, sobre todo institucionales, se adelantan inversiones en programas que se tenían previstos para el próximo año y se anticipan gastos relacionados con el próximo ejercicio.

En ambos escenarios, las decisiones se toman desde la estrategia de la fundación y siguiendo los estándares y políticas que rigen el proceder de la institución en cada foco de actuación. Además, se busca el equilibrio en la distribución de los recursos manteniendo el énfasis establecido en el presupuesto inicial.